٥ مهام روتينية تقتل وقت تجار سلة وزد.. وكيف تتخلص منها

في عالم التجارة الإلكترونية المتسارع، يواجه تجار منصات مثل سلة وزد تحديات جمة. فبالإضافة إلى المنافسة الشديدة، وضغوط التسويق والمبيعات، هناك مجموعة من المهام الروتينية التي تستنزف وقتهم وجهدهم، وتقلل من قدرتهم على التركيز على جوانب النمو الاستراتيجي لأعمالهم. في هذه المقالة، سنستعرض خمسة من هذه المهام الروتينية القاتلة للوقت، ونقدم حلولًا عملية للتخلص منها أو تقليل تأثيرها إلى الحد الأدنى.

1. إدارة المخزون وتحديث المنتجات

تعتبر إدارة المخزون بدقة وتحديث المنتجات بانتظام من أساسيات نجاح أي متجر إلكتروني. ومع ذلك، يمكن أن تتحول هذه المهمة إلى عبء ثقيل، خاصة مع تزايد عدد المنتجات وتنوعها. تخيل أنك تقضي ساعات طويلة كل أسبوع في تحديث كميات المنتجات المتاحة، وإضافة صور جديدة، وتعديل الأسعار، وكتابة أوصاف تفصيلية. هذا الوقت الثمين كان من الممكن استثماره في تطوير استراتيجيات التسويق، وتحسين تجربة العملاء، أو البحث عن فرص جديدة للنمو.

كيف تتخلص من هذه المهمة القاتلة للوقت؟

• استخدام نظام إدارة مخزون متكامل: ابحث عن نظام إدارة مخزون (Inventory Management System) يتكامل بسلاسة مع منصة سلة أو زد التي تستخدمها. هذه الأنظمة تساعدك على تتبع المخزون في الوقت الفعلي، وتلقي تنبيهات عندما يقترب مخزون منتج معين من النفاد. بعض هذه الأنظمة تقدم أيضًا ميزات مثل إدارة الطلبات، وتتبع الشحنات، وإعداد التقارير.
• أتمتة تحديثات المنتجات: استثمر في أدوات وبرامج تسمح لك بأتمتة تحديثات المنتجات. على سبيل المثال، يمكنك استخدام جداول بيانات Google Sheets لتحديث معلومات المنتجات بكميات كبيرة، ثم استيراد هذه البيانات إلى متجرك الإلكتروني. بعض المنصات توفر أيضًا واجهات برمجة تطبيقات (APIs) تتيح لك ربط متجرك بأنظمة إدارة المنتجات الأخرى، وأتمتة عملية تحديث البيانات.
• الاستعانة بمساعد افتراضي: إذا كان حجم عملك يسمح بذلك، فكر في الاستعانة بمساعد افتراضي (Virtual Assistant) متخصص في إدارة المتاجر الإلكترونية. يمكن للمساعد الافتراضي أن يتولى مهام تحديث المنتجات، وإدارة المخزون، والرد على استفسارات العملاء الأساسية، مما يوفر لك وقتًا ثمينًا للتركيز على الجوانب الأكثر أهمية في عملك.

2. التعامل مع طلبات العملاء والاستفسارات المتكررة

خدمة العملاء الممتازة هي مفتاح بناء ولاء العملاء وزيادة المبيعات. ومع ذلك، فإن الرد على طلبات العملاء واستفساراتهم، خاصة المتكررة منها، يمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً ويشتت انتباهك عن المهام الأخرى. تخيل أنك تقضي ساعات كل يوم في الرد على رسائل البريد الإلكتروني، والتعليقات على وسائل التواصل الاجتماعي، والرسائل عبر تطبيقات الدردشة، وكلها تدور حول نفس الأسئلة: “متى سيصل طلبي؟”، “ما هي سياسة الإرجاع الخاصة بكم؟”، “هل لديكم هذا المنتج بمقاس آخر؟”.

كيف تتخلص من هذه المهمة القاتلة للوقت؟

• إنشاء قاعدة معرفة شاملة: قم بإنشاء قاعدة معرفة (Knowledge Base) شاملة على موقع الويب الخاص بك، تتضمن إجابات مفصلة على جميع الأسئلة الشائعة التي يتلقاها فريق خدمة العملاء. تأكد من أن قاعدة المعرفة سهلة البحث والتصفح، وأنها تغطي جميع جوانب عملك، من سياسات الشحن والإرجاع إلى معلومات المنتج وطرق الدفع.
• استخدام روبوتات الدردشة (Chatbots): قم بتثبيت روبوت دردشة على موقع الويب الخاص بك، أو على صفحاتك على وسائل التواصل الاجتماعي. يمكن لروبوتات الدردشة أن تجيب على الأسئلة الشائعة بشكل فوري، وتوجيه العملاء إلى الموارد المناسبة، وتجميع المعلومات الأساسية قبل تحويلهم إلى وكيل خدمة العملاء البشري.
• أتمتة الردود على رسائل البريد الإلكتروني: استخدم أدوات أتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني لإعداد ردود تلقائية على رسائل البريد الإلكتروني الواردة. على سبيل المثال، يمكنك إعداد رد تلقائي يشكر العميل على رسالته، ويخبره بأنك ستعود إليه في أقرب وقت ممكن. يمكنك أيضًا تضمين روابط إلى قاعدة المعرفة الخاصة بك في الرد التلقائي، لتشجيع العملاء على إيجاد إجابات لأسئلتهم بأنفسهم.

3. إدارة حملات التسويق الرقمي

التسويق الرقمي هو شريان الحياة لأي متجر إلكتروني. ومع ذلك، فإن إدارة حملات التسويق الرقمي يمكن أن تكون مهمة معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً. من إنشاء الإعلانات، إلى مراقبة الأداء، إلى تحليل البيانات، هناك العديد من المهام التي يجب إنجازها لضمان نجاح حملاتك التسويقية. قد تجد نفسك تقضي ساعات كل يوم في إنشاء إعلانات فيسبوك، وكتابة تغريدات تويتر، وتحسين محركات البحث (SEO)، وتحليل بيانات Google Analytics، مما يترك لك القليل من الوقت للتركيز على جوانب أخرى من عملك.

كيف تتخلص من هذه المهمة القاتلة للوقت؟

• استخدام أدوات إدارة وسائل التواصل الاجتماعي: استخدم أدوات إدارة وسائل التواصل الاجتماعي (Social Media Management Tools) لجدولة المنشورات، ومراقبة التفاعلات، وتحليل الأداء. هذه الأدوات تسمح لك بإدارة جميع حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي من مكان واحد، مما يوفر لك الكثير من الوقت والجهد.
• أتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني: استخدم أدوات أتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني (Email Marketing Automation Tools) لإرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة إلى عملائك بناءً على سلوكهم واهتماماتهم. يمكنك إعداد حملات بريد إلكتروني تلقائية للترحيب بالعملاء الجدد، وإرسال رسائل تذكير بالعناصر الموجودة في سلة التسوق المهجورة، وتقديم عروض خاصة للعملاء الدائمين.
• الاستعانة بوكالة تسويق رقمي: إذا كان لديك ميزانية كافية، ففكر في الاستعانة بوكالة تسويق رقمي متخصصة في التجارة الإلكترونية. يمكن للوكالة أن تتولى جميع جوانب حملاتك التسويقية، من إنشاء الإعلانات إلى تحليل البيانات، مما يوفر لك الوقت والجهد، ويضمن تحقيق أفضل النتائج.

4. إدخال البيانات وتنظيمها

قد تبدو مهمة إدخال البيانات وتنظيمها بسيطة، ولكنها يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً وتكون مملة للغاية. سواء كنت تقوم بإدخال معلومات العملاء، أو بيانات المنتجات، أو تفاصيل المبيعات، فإن هذه المهمة يمكن أن تستنزف طاقتك وتقلل من إنتاجيتك. تخيل أنك تقضي ساعات كل أسبوع في إدخال البيانات يدويًا في جداول بيانات Excel، أو نسخ ولصق المعلومات من مصادر مختلفة، أو تنظيف البيانات غير المتناسقة.

كيف تتخلص من هذه المهمة القاتلة للوقت؟

• استخدام أدوات جمع البيانات الآلية: استخدم أدوات جمع البيانات الآلية (Automated Data Collection Tools) لجمع البيانات من مصادر مختلفة، مثل مواقع الويب، ووسائل التواصل الاجتماعي، وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM). هذه الأدوات يمكن أن تساعدك على توفير الكثير من الوقت والجهد، وتقليل الأخطاء البشرية.
• الاستعانة بخدمات إدخال البيانات: إذا كان لديك كمية كبيرة من البيانات التي تحتاج إلى إدخالها، ففكر في الاستعانة بخدمات إدخال البيانات المتخصصة. هذه الخدمات يمكن أن توفر لك فريقًا من المتخصصين الذين يمكنهم إدخال البيانات بسرعة ودقة، مما يوفر لك الوقت والجهد.
• دمج الأنظمة والبيانات: اعمل على دمج الأنظمة والبيانات المختلفة التي تستخدمها في عملك. على سبيل المثال، يمكنك ربط متجرك الإلكتروني بنظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك، لضمان تدفق البيانات بسلاسة بين النظامين. هذا سيساعدك على تجنب الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، وتقليل الأخطاء.

5. المهام المالية والمحاسبية الروتينية

تعتبر المهام المالية والمحاسبية الروتينية ضرورية لإدارة عملك بشكل فعال، ولكنها يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً وتكون معقدة. من تتبع النفقات، إلى إعداد الفواتير، إلى المصالحة البنكية، هناك العديد من المهام التي يجب إنجازها لضمان سلامة وضعك المالي. قد تجد نفسك تقضي ساعات كل أسبوع في إدخال البيانات المالية يدويًا، وإعداد التقارير، والتعامل مع الضرائب، مما يترك لك القليل من الوقت للتركيز على جوانب أخرى من عملك.

كيف تتخلص من هذه المهمة القاتلة للوقت؟

• استخدام برامج المحاسبة السحابية: استخدم برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting Software) لإدارة أموالك بسهولة وكفاءة. هذه البرامج توفر لك مجموعة واسعة من الميزات، مثل تتبع النفقات، وإعداد الفواتير، والمصالحة البنكية، وإعداد التقارير المالية. بالإضافة إلى ذلك، فإن هذه البرامج عادة ما تكون سهلة الاستخدام، وتتكامل مع أنظمة أخرى تستخدمها في عملك.
• الاستعانة بمحاسب متخصص في التجارة الإلكترونية: فكر في الاستعانة بمحاسب متخصص في التجارة الإلكترونية. يمكن للمحاسب أن يساعدك في إدارة أموالك، وإعداد التقارير المالية، والتعامل مع الضرائب، والتخطيط المالي. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمحاسب أن يقدم لك المشورة بشأن أفضل الممارسات المالية لعملك.
• أتمتة الفواتير والمدفوعات: استخدم أدوات أتمتة الفواتير والمدفوعات (Invoicing and Payment Automation Tools) لإرسال الفواتير تلقائيًا، وتلقي المدفوعات عبر الإنترنت، وتتبع المدفوعات المتأخرة. هذه الأدوات يمكن أن تساعدك على توفير الكثير من الوقت والجهد، وتحسين التدفق النقدي الخاص بك.

أدوات وحلول إضافية من أدوات المتجر

بصفتك تاجرًا على منصتي سلة أو زد، يمكنك الاستفادة من الأدوات والحلول المتاحة على أدوات المتجر. يقدم الموقع مجموعة متنوعة من الأدوات التي تساعدك على تحسين أداء متجرك الإلكتروني، وزيادة المبيعات، وتوفير الوقت والجهد. بعض الأدوات والحلول التي يمكنك الاستفادة منها تشمل:

• أدوات تحسين محركات البحث (SEO): تساعدك هذه الأدوات على تحسين ترتيب متجرك في نتائج البحث، وزيادة حركة المرور العضوية.
• أدوات إدارة وسائل التواصل الاجتماعي: تساعدك هذه الأدوات على إدارة حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي بفعالية، وجدولة المنشورات، ومراقبة التفاعلات.
• التقرير اليومي عبر البريد الإلكتروني: يساعدك التقرير اليومي على الحصول على لمحة سريعة عن أهم المؤشرات الرئيسية للأداء دون الحاجة إلى تسجيل الدخول إلى لوحات المعلومات المعقدة أو استخراج البيانات يدويًا .
• أدوات تحديث الاسعار بالجملة: تساعدك هذه الأدوات على تحديث الاسعار  في المناسبات والعروض بالجملة.

من خلال استخدام هذه الأدوات والحلول، يمكنك التخلص من المهام الروتينية التي تقتل وقتك، والتركيز على جوانب النمو الاستراتيجي لعملك.

الخلاصة

إن التخلص من المهام الروتينية التي تقتل وقتك هو أمر ضروري لنجاحك كتاجر على منصات سلة وزد. من خلال استخدام الأدوات والحلول المناسبة، وأتمتة العمليات، والاستعانة بمصادر خارجية، يمكنك توفير الكثير من الوقت والجهد، والتركيز على جوانب النمو الاستراتيجي لعملك. تذكر أن الوقت هو أثمن مورد لديك، فاستثمره بحكمة.